Wien Energie
Prozessbegleitung & Change-Moderation zur Optimierung des Kampagnenmanagementprozesses (VMM Marketing x KM Kommunikationsmanagement)
Ausgangslage
Zwei zentrale Bereiche (VMM & KM) wollten ihre Zusammenarbeit bei der Definition und Umsetzung von Marketingmaßnahmen verbessern. Herausforderung: unklare Kompetenzen/ Verantwortlichkeiten, dadurch Informationsverluste, Doppelarbeiten und Reibungspunkte in der Umsetzung.
Ziel war eine nahtlose, effiziente End-to-End Zusammenarbeit, die den Markt und die Zielgruppen bestmöglich bedient.
Zielbild
Klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Übergaben (inkl. Freigaben)
Ein gemeinsamer, praktikabler Kampagnenentwicklungs-prozess vom Jahresroadmapping bis zur Freigabe/Produktion
Minimalinvasives Vorgehen: Fortschritt in kleinen Einheiten, damit der operative Alltag nicht „abreißt‟
Unser Vorgehen
Das Projekt wurde so aufgesetzt, dass „harte‟ Prozessarbeit und „weiche‟ Change-Dynamik
1
Kick-off &
Buy-in
Gemeinsames Zielbild, Transparenz über Befürchtungen/Hoffnungen, Commitment-Arbeit als Basis für echte Umsetzung (nicht nur Papier).
2
Perspektiven-Mapping, Schnittstellen-analyse, Rollentausch-Formate, gemeinsame Leitlinien für Kommunikation & Verantwortlichkeiten.
(wöchentliche Einheiten)
Vertrauen & Zusammenarbeit
3
Prozessgestaltung & Verbindlichkeit
Co-Creation der neuen Abläufe, Definition von Übergabepunkten, Maßnahmen inkl. KPIs, Integration externer Partner/Agenturen, Testlauf anhand einer konkreten Kampagne.
4
Finalisierung mit Führungskräften,
Buy-in von Bereichs-/Abteilungs-
leitung, Finalpräsentationen in Arbeitsgruppen und Teams, Prozessdokument final, explizite Verbindlichkeiten & Konsequenzen.
Abschluss & Implementierung
Deliverables
End-to-End Kampagnenentwicklungsprozess (Roadmap-Planung → Masterbriefing → Agenturprozess →Freigaben) inkl. Konstent-Logik.
Klarer Freigabeprozess mit Time-Limits (inkl. „keine Rückmeldung = Zustimmung‟-Logik), Verantwortlichkeiten je Fachexpertise.
Schnittstellenlogiken zu Agentur/Produktion/Media, Kosten-/Transparenzlogik, Stakeholder-Informationsfluss
Implementierungs-/Kommunikationspaket (Führungskräfte-Rollout, Team-Rollout, Review-Schleifen)
Ergebnis & Wirkung
Der neue Prozess wurde intern präsentiert und wird gelebt
Erste abteilungsübergreifende Kampagnen wurden bereits konzeptionell vorgestellt und konnten produktiv weiterentwickelt werden
Zusätzlich bestätigte Wien Energie die Wirkung klar:
„Ohne diesen Prozess hätten wir dieses erfreuliche Ergebnis nicht geschafft.‟
Was dieses Ergebnis starkt macht
Minimalinvasiver Change: kleine, regelmäßige Einheiten statt „Big Bang‟
Verbindlichkeit im System (Freigaben, Time-Limits, Verantwortungen) statt „Goodwill-Kooperation‟
Prozess ist nicht nur designed, sondern implementiert (Leadership-Buy-in + Team-Rollout + Testlauf)